Administratieve Organisatie & Interne Controle

Achtergrond AOIC.nl

Het fundament onder een succesvolle onderneming is een sterke interne beheersingsomgeving. Pro Management is van mening dat de verschillende componenten van  interne beheersing; bedrijfsprocessen, ondernemingsrisico’s en maatregelen van interne controle, logisch moeten worden vastgelegd. Dit is de eerste stap.

Op basis van slimme zoekstructuren kan vervolgens snel inzicht worden verkregen in de opzet en structuur van bedrijfsprocessen, de risico-inschatting en taken en verantwoordelijkheden van betrokken medewerkers.

Hiernaast moet de interne beheersingsomgeving tijdig aangepast kunnen worden aan veranderingen die zowel binnen als buiten de onderneming plaatsvinden. Dit kan snel en eenvoudig in AOIC.NL. 

Een belangrijk onderdeel van interne beheersing is de periodieke beoordeling dat processen efficiënt zijn ingericht en interne controle effectief werkt. De uitkomsten van interne en externe beoordelingen rondom interne beheersing kunnen binnen AOIC.NL worden vastgelegd. De status van noodzakelijke verbeteracties kan worden bewaakt door het gebruik van de voortgangsrapportage functionaliteit.

Hoe is AOIC.nl ontstaan?

Pro Management heeft AOIC.nl in het leven geroepen als antwoord op de vraag naar pragmatische oplossingen voor het vraagstuk interne beheersing. Pro Management heeft Coney gevraagd mee te denken en kennis te delen rondom thema’s als risicoanalyse, inrichting van interne controle raamwerken en het toetsen opzet en werking van de AOIC.

Het resultaat van deze samenwerking is dat wij u een omgeving kunnen bieden die 7/24 beschikbaar is en waarin uw processen, procedures, risico-inschatting en maatregelen van interne controle, continue kunnen worden aangepast. U kunt AOIC.nl hiernaast eenvoudig introduceren bij uw externe accountant, toezichthouders of andere belanghebbenden.

Wanneer zet u AOIC.nl in?

De eerste initiatieven rondom de inrichting en documentatie van een gebalanceerde interne beheersingsomgeving volgt meestal op de vaststelling dat een aantal zaken binnen de organisatie niet goed lopen. Groeiende organisaties krijgen op een bepaald moment allemaal de behoefte aan focus op processen, risico’s en controle. Afhankelijk van de cultuur worden keuzes gemaakt over de mate waarin processen en interne controle worden geformaliseerd.

Het is ook mogelijk dat een externe partij of toezichthouders eisen dat een onderneming transparant is over de inrichting van de interne beheersingsomgeving. Dit is vaak van toepassing bij het aanvragen van bepaalde kwaliteitscertificaten. Certificerende organisaties en kwaliteitcontroleurs waarderen een heldere vastlegging van uw processen, rollen, verantwoordelijkheden en maatregelen van interne controle.

Het is ook mogelijk dat het initiatief tot inzet van AOIC.nl pas volgt na externe vaststelling dat de processen niet effectief zijn ingericht, rollen en verantwoordelijkheden niet helder zijn gedefinieerd en dat er onvoldoende inzicht is in de wijze waarop risico’s worden beheerst.

In de meeste gevallen is het de externe accountant die als eerste partij opmerkingen maakt over het ontbreken van een vastlegging van de AOIC. Zoals u wellicht weet, maakt de externe accountant bij voorkeur gebruik van interne vastlegging van de risico-inschatting, de maatregelen van interne controle en de werking van processen bij de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden.