Administratieve Organisatie & Interne Controle

De rol van de externe accountant staat de afgelopen jaren stevig in de schijnwerpers. AFM, WTA en WWFT. Toezicht, kaders, richtlijnen, vastlegging AOIC en regels, heel veel regels. De vraag is echter; 'wat is er nu feitelijk verandert in de wijze waarop de controle van de jaarrekening in het MKB+ segment wordt ingestoken?' Wij lezen in de vakliteratuur heel veel over het innoveren van de controle aanpak, over 'écht' gegevensgericht controleren of juist durven te kiezen voor een gedegen en onderbouwde systeemgerichte controle.

Praktijk
Onze waarneming is dat de praktijk, in het bijzonder de jaarrekeningcontrole van MKB bedrijven, een stuk weerbarstiger is. Wij zijn bang dat de wijze waarop deze jaarrekeningcontrole nu wordt ingestoken grotendeels gelijk is aan voorgaande jaren. Kort geschetst bestaat deze controle uit een aantal routinematige lijncontroles en proceduretests en een beoordeling van de saldibalans en bijhorende postenspecificaties op basis van het grootboek. Dit laatste gebeurt dan bij voorkeur een aantal maanden na afsluiting van het boekjaar. Weinig poëtisch heet dit 'dichtslaan, afvinken en inpakken'. Tijd, rust en kennis voor een gedegen risicoanalyse in samenwerking met de cliënt is er vaak niet. De regenachtige maand september staat synoniem voor het plichtsgetrouw uitbrengen van de adviesbrief. Deze brief is veelal exact gelijk aan de brief van het jaar ervoor. Half gegevensgericht en half systeemgericht. Hom nog kuit, vis nog vlees, met een uitzondering hier en daar, bijna altijd wel een goedkeurende accountantsverklaring.

 

De cliënt is niet bijzonder tevreden
De cliënt is slechts een beetje tevreden. Uit onderzoek blijkt dat cliënten controlerend accountants gemiddeld beoordelen met een 6.5. Niet een cijfer om als beroepsgroep bijzonder trots op te zijn. Veel rede tot uitzinnige vreugde is er dan ook nu niet voor de gemiddelde cliënt. Welke DGA of financieel directeur raakt vandaag de dag nog bijzonder opgewonden van een goedkeurende accountantsverklaring? Waarom verandert deze situatie niet? Zijn het de povere controlebudgetten? Ontbreekt vaktechnische kennis? Zijn analytische controle gereedschappen niet voorhanden? Wellicht ligt de kern van het probleem bij de cliënt zelf door gebrek aan visie rondom het thema interne beheersing? Wij zijn van mening dat het een combinatie van verschillende factoren is.

Oproep Pro Management
Pro Management is een voorstander van een open en constructieve discussie rondom de vraag hoe externe accountants maximale toegevoegde waarde kunnen demonstreren. Waarom? Omdat wij de software tools en kennis in huis hebben om deze vraag te beantwoorden. Dit is waar wij voor staan. Onze insteek is heel eenvoudig. Wij zijn van mening dat u moet kiezen, écht systeemgericht, of écht gegevensgericht. Partners en controleteams van accountantskantoren moeten samen meer inhoudelijk, gericht op de bedrijfsoperaties, communiceren en schakelen met de cliënt, met de directeur-grootaandeelhouder en met het management. Het team moet zich inleven in de belevingswereld van een onderneming en controletechnieken en kennis inzetten om 'toegevoegde waarde' te creëren. In dit licht hebben wij twee aandachtsgebieden onderscheiden.

Kiest u systeemgericht?
De AFM verwacht dat u tijdens de uitvoering van de wettelijke controle van de jaarrekening minimaal een gedegen beoordeling uitvoert van de effectiviteit van de AOIC van uw cliënt. U moet in het controle memorandum beargumenteren of uw controleaanpak gegevensgericht of systeemgericht is. Laten wij samen transparant zijn. Hoeveel van uw controle cliënten hebben zelf een gedegen interne risicoanalyse uitgevoerd die door uw team kritisch is geëvalueerd en is geïntegreerd in de systeemaanpak? Hoe kunt u aantonen dat uw controleaanpak aansluit op de door de cliënt gemaakte interne koppeling tussen risico's en interne controle maatregelen? Als deze koppeling überhaupt is gemaakt door uw cliënt. Kans is groot dat uw teams zelf de AOIC van cliënt beschrijven t.b.v. documentatie van het controledossier? Controlebudget verbrandende activiteiten zijn dit, absoluut niet noodzakelijk.
Wij zijn het in theorie allemaal met elkaar eens. Een effectief werkende interne beheersingsomgeving, onderwerp van een systeemgerichte controle, leidt tot een betrouwbaar verantwoordingsdocument. Let wel, het systeemgericht controleren blijft een middel, maar de beoordeling van het verantwoordingsdocument blijft uw doel. U moet als controlerend accountant inzicht hebben in de relatie tussen kritische bedrijfsprocessen, risico's, werking van maatregelen van interne controle en de significante posten van de jaarrekening. Uw gesprekspartner moet dit echter ook. Overtuig uw cliënt daarom om zelf een gedegen interne risicoanalyse uit te voeren, de koppeling met de maatregelen van interne controle te beschrijven en de AOIC goed te documenteren. Vanuit uw rol als externe accountant heeft u een helikopterview, u kijkt mee, u beoordeelt, u adviseert en demonstreert uw kennis. Dit allemaal binnen het spanningsveld van onafhankelijkheid. Wees verstanding en introduceer AOIC.nl bij uw controlecliënten en creëer ruimte om als objectieve, controlerend accountant toegevoegde waarde te demonstreren vanuit uw natuurlijke adviesfunctie. Wij staan klaar om u cliënten te voorzien van de AOIC software oplossing die voldoet aan alle eisen van deze tijd.

Promanagement Kennis
In samenwerking met Coney hebben wij de AOIC medewerkers in huis die u cliënt kunnen ondersteunen in het uitvoeren van risicoanalyses en de beschrijving en documentatie van de AOIC. Deze medewerkers zijn zeer ervaren professionals met ruime AOIC.nl ervaring. Bij afronding van de beschrijvingen maken wij de relatie naar uw systeemaanpak en bespreken met alle betrokkenen een effectieve systeemaanpak. Uw speelveld wordt ruimer, u heeft meer rust om mee te kijken, u bepaalt de feitelijke controlerichting. Uw cliënt krijgt beter inzicht in eigen risico's en prestaties en schakelt samen met u op onderwerpen die daadwerkelijk zorgpunten zijn. Pro Management heeft in samenwerking met Coney hiernaast ook zeer ervaren Register EDP-auditors in huis. Deze auditors kunnen samen met uw controleteams de algemene maatregelen van een IT beheersingsomgeving in kaart kunnen brengen, belangrijkste IT applicatiecontrole maatregelen testen en hierover rapporteren. De beoordeling van de IT beheersingsomgeving is cruciaal is de opzet van een systeemgericht aanpak.