AOIC.NL

Controleren in het MKB - stappen vooruit - Accountant3.0

Gegevens

Gepubliceerd op vrijdag 11 november 2011 15:28

Controleren in het MKB – langzaam zie ik mogelijkheden en aanknopingspunten om het management in het grotere MKB enthousiast te maken voor iets wat lijkt op Ongoing Monitoring van kritische processen, successen en belangrijkste prestaties. Accountants kunnen hieraan vervolgens een variant van Real Time Assurance (RTA) koppelen. Heel langzaam! De clouds, SBR, BV Nederland in een grote data-bak, glazenbol, sneeuwvlokjes.

Klopt, we zijn er nog niet, maar ondertussen kunnen wij, accountants en EDP auditors gezamenlijk stappen vooruit blijven maken, vallen en opstaan en de MKB ondernemer stap voor stap meenemen. Niets gaat van zelf en alles is lastig.

De vraagstukken van Ongoing Monitoring (perspectief management) en RTA (perspectief accountant) zijn in onze visie terug te brengen tot een aantal kernvragen gekoppeld aan enige mate van dynamiek en frequentie.

Is er inzicht in werking bedrijfsprocessen en interne controle? Wordt de werking van maatregelen van (IT) interne controle periodiek getoetst door MKB management? Worden inefficiënties gesignaleerd? Worden uitzonderingen en afwijkingen naar de juiste medewerkers terugkoppelt en opgevolgd? Last but not least, wordt de impact van risico's (als deze zich daadwerkelijk voordoen) gekwantificeerd.

Over deze thema's zijn stapels artikelen geschreven en tijdschriften gevuld. De praktijk is een stuk weerbarstiger. Veel grotere organisaties zijn niet 'continuous' in control en nog minder van hun accountants zijn bezig met het vertalen van een controle-aanpak0.0 naar iets wat lijkt op Real Time Assurance bij hun klanten.

Vanwaar dan deze brainwave over het MKB?

De wereld verandert continue en de assurance wordt afgegeven bij het verleden. Veel MKB ondernemers spreekt dit in het algemeen niet aan, die zijn bezig met 'vandaag'.

Het achteruitkijken, de momentopnames rondom de avond dat het vuurwerk traditioneel in Nederlands losbarst en het veelal willekeurig en op hoofdlijnen beoordelen van de opzet van AOIC zijn nu nog de bottlenecks naar een paar stappen vooruit: real time inzicht in risico's, werking AOIC, prestaties, resultaten, voor MKB management, goedgekeurd door de vereniging van MKB accountants.

Wij zijn van mening dat een groot aantal (IT) interne beheersing maatregelen moeten worden geautomatiseerd door feitelijke gegevens continue te ontsluiten, te analyseren en bevindingen terug te koppelen. Closing the loop. Interne Beheersing3.0, CCM mag ook. Wij verspreiden ons enthousiasme over dit thema steeds meer onder MKB ondernemers.

Data-analyse (inzicht in transacties) en process mining (inzicht in processen) zijn hierbij een goed stuk gereedschap. Combineer dit gereedschap met de kennis en drive van een groep enthousiaste mensen uit een kleurrijke MKB organisatie en stap 1 is gezet. Stap 2 is de samenwerking in een controleteam, ongetwijfeld bestaande uit IT auditors, data-analisten, registeraccountants, fiscalisten en bedrijfskundigen en het "continuous" vraagstuk kan worden aangepakt.

Ook in het MKB. Wij zijn er mee bezig en resultaten zijn erg bemoedigend.

Wij hebben de insteek gelabeld als Accountant3.0. Accent ligt uiteraard op het controleren van een jaarrekening, maar de aanpak is gebaseerd op de uitgangspunten; kennisdelen, innovatieve audit tools inzetten, gebruik maken van gegevens uit bronsystemen en bevindingen terugkoppelen.

Wij zijn ervan overtuigd dat er voor collega accountants en EDP auditors erg veel kansen liggen in juist de MKB sector.

Met process mining kunnen de kritische AOIC processen in kaart worden gebracht. Hoe lopen transacties door de processen, is functiescheiding aanwezig, welke medewerkers zijn in het proces betrokken en worden de belangrijkste maatregelen van interne controle uitgevoerd.

Process mining werkt net als data-analyse op basis van vooraf gemaakte 'scripts', met bepaalde frequentie in te zetten en goed onderhoudbaar.

Data-analyse op basis van scripting en gekoppeld aan de eerder genoemde dynamiek en frequentie stelt je als accountant in staat de eerste stappen naar real time assurance verder te concretiseren.

Dan ben je er nog steeds niet. Alles wat wij nog doen is gepland, ook wij zijn als controlerend accountants nog niet zover dat we nu 'real time' iets kunnen zeggen over de werking van AOIC, over uitzonderingen, over kritische transacties, over impact van risico's op de jaarrekening. Het is niet zozeer de techniek, als wel het werken aan een nieuw evenwicht in tussen MKB ondernemer en de Accountant3.0. Het gaat om het enthousiasme, om de romantiek, de lol, het ambacht.